„Nem vagyok elégedett a könyvelőmmel, de a váltás biztos hatalmas macera” — ezt a mondatot szó szerint így halljuk szinte minden hónapban. Aztán amikor megtörténik a váltás, ugyanettől az ügyféltől ezt: „ha tudom, hogy ennyire egyszerű, évekkel ezelőtt megléptem volna”. Mutatjuk, mikor érdemes váltani, és pontosan hogyan zajlik — lépésről lépésre.
Honnan tudod, hogy váltanod kellene?
- Nem kapsz választ. Napokig-hetekig vársz egy e-mailre, a kérdéseidre „majd megnézem” a felelet — pedig a te céged pénzéről van szó;
- csak utólag értesülsz a dolgokról. A jó könyvelő szól, mielőtt baj lenne: közeledő határidő, kifutó kedvezmény, adóváltozás. Ha te tudod meg előbb a hírekből, az rossz jel;
- bírságok, késedelmi pótlékok jönnek — és nem tudod, miért;
- soha nem kérdez, sosem javasol. Aki csak rögzíti a számláidat, az adatrögzítő, nem könyvelő. Az adóoptimalizálási lehetőségek kihasználatlanul múlnak el;
- nem érted, mit fizetsz. A díj nő, de hogy mit tartalmaz, sosem derül ki.
A váltás menete — lépésről lépésre
- Ismerkedő beszélgetés az új könyvelővel. Nálunk ez egy ingyenes konzultáció: átbeszéljük a céged működését, adózási módját, és őszintén megmondjuk, mit tudunk jobban csinálni — meg azt is, ha valamit nem;
- szerződéskötés az új irodával. Ekkor rögzítjük a szolgáltatás tartalmát és díját — nálunk tételesen, hogy pontosan tudd, mit fizetsz;
- a régi szerződés felmondása. Ezt te teszed meg, a szerződésed szerinti felmondási idővel (jellemzően 30 nap). Nem kell kínos indoklás — elég a tény;
- meghatalmazások átállítása. A NAV-nál az új könyvelő bejelenti az állandó meghatalmazását, a régiét visszavonjuk — ezt teljes egészében mi intézzük;
- iratok átadás-átvétele. A könyvelési anyagok, főkönyvek, analitikák, bevallások átvételét mi bonyolítjuk a régi irodával, dokumentáltan. Neked jellemzően egyetlen e-mailt kell megírnod;
- folytatás zökkenő nélkül. Az első hónapban átnézzük az átvett anyagokat — nem ritkán találunk kihasználatlan kedvezményt vagy javítandó beállítást, és ezt jelezzük is.
Nem kell év végéig várnod! A váltás technikailag év közben, bármelyik hónapfordulóval megoldható — a lezárt időszakok átvételével együtt. Az év vége csak annyiban kényelmesebb, hogy a beszámolót még egy kéz készíti; de egy rossz könyvelővel elhúzni még egy fél évet többe kerülhet, mint az évközi váltás összes kényelmetlensége.
Fontos tudnod: a könyvelési irataid a te cégedé, nem a könyvelőé. A régi iroda az átadásukat nem tagadhatja meg — díjvita esetén sem. Ha mégis akadozik az átadás, van rá bevált eljárásunk; ez sem a te feladatod lesz.
Mennyi munkád lesz vele neked?
Összesen nagyjából ennyi: egy beszélgetés velünk, egy aláírás az új szerződésen, egy felmondó e-mail a régi irodának és egy aláírás a meghatalmazáson. A többi — NAV-ügyintézés, iratátvétel, ellenőrzés — a mi dolgunk. Kérj időpontot az ingyenes konzultációra, és nézzük meg, mit tudnánk jobban: ha azt látjuk, hogy a mostani könyveléseddel minden rendben, azt is megmondjuk őszintén.
A cikk tájékoztató jellegű — nem helyettesíti a személyre szabott tanácsadást.