Az útnyilvántartás a jelenléti ív ikertestvére: senki sem szereti vezetni, mindenki utólag akarja pótolni, és pontosan addig tűnik feleslegesnek, amíg pénzről nem lesz szó. Márpedig itt kétszeresen is pénzről van szó: a le nem írt kilométer elveszett költség, a kitalált kilométer pedig adóhiány. A kettő között van a jól vezetett útnyilvántartás — az a bizonylat, amelyből a könyvelője forintra pontos, hivatalos elszámolást tud készíteni.
Kinek kell vezetnie?
Mindenkinek, aki a gépkocsi költségeit a ténylegesen megtett utak alapján, tételesen számolja el:
- egyéni vállalkozónak, aki a saját vagy céges autója üzemanyagát és fenntartási költségeit a vállalkozásban számolja el;
- társaságnak a céges autók üzleti használatának igazolására — az üzemanyag-elszámolás és az üzleti-magán használat elkülönítésének alapbizonylata;
- magánszemélynek, aki a saját autóját használja hivatali, üzleti célra, és tételes költségtérítést kap érte.
Van két kényelmi kivétel is. Az egyéni vállalkozó útnyilvántartás nélkül is elszámolhat havi 500 km átalányt — ez a „nem éri meg adminisztrálni” kategória megoldása, de csak addig jó, amíg valóban keveset autózik a vállalkozás érdekében. Munkavállalónál pedig a kiküldetési rendelvény válthatja ki az útnyilvántartást: azt a munkáltató állítja ki két példányban, és önmagában bizonylata az adómentes költségtérítésnek.
Mit kell tartalmaznia? — a törvényi minimum
A tartalmat az Szja törvény 5. számú melléklete rögzíti. Kell bele a jármű (típus, rendszám, üzemanyagfajta, fogyasztási norma), az időszak a kilométeróra nyitó- és záróállásával, valamint minden egyes út: dátum, honnan-hová, a felkeresett partner megnevezése, az út célja és a megtett kilométer. Ami ebből hiányzik, azt egy ellenőrzésen nem lehet jóindulattal pótolni — ami pedig utólag, egyben kerül „rekonstruálásra”, az ugyanúgy messziről felismerhető, mint a hónap végén megrajzolt jelenléti ív.
A klasszikus buktató: a kilométeróra nem hazudik. Ha az ív szerint a hónapban 1 200 üzleti kilométer gyűlt össze, de az óraállás csak 900-at lépett előre — vagy a szerviz-számlán, a műszaki vizsga jegyzőkönyvében más óraállás szerepel, mint az íven —, az ellenőr nem az ívet fogja elhinni. Az útnyilvántartás a valósággal együtt erős bizonylat, nélküle ellenbizonyíték.
Hogyan lesz a kilométerből forint? — így számol a könyvelő
A jól vezetett ívből a könyvelő két tételt számol:
- Üzemanyagköltség: az üzleti kilométer × a jármű fogyasztási normája (a 60/1992. Korm. rendelet szerinti alapnorma vagy alapnorma-átalány) × a NAV által az adott hónapra közzétett üzemanyagár. Számlás elszámolás is választható — de akkor a számláknak kell fedezniük az elszámolt mennyiséget;
- Fenntartási költség: saját tulajdonú autónál a kilométerenkénti általános személygépkocsi-normaköltség (jelenleg 15 Ft/km) — ebben benne van a szerviz, a gumi, az amortizáció, minden; vagy tételes elszámolás a számlák üzleti arányával.
Példa: egy hónapban 1 000 üzleti kilométer, 7 l/100 km-es normájú benzines autóval, a példa kedvéért 600 Ft/l-es NAV-üzemanyagárral: üzemanyagköltség 1 000 × 0,07 × 600 = 42 000 Ft, normaköltség 1 000 × 15 = 15 000 Ft — összesen 57 000 Ft elszámolható költség. Útnyilvántartás nélkül ugyanez: nulla.
Fontos mellékhatás: magántulajdonú személygépkocsira történő tételes költségelszámolás cégautóadó-kötelezettséget keletkeztethet — hogy az ön esetében keletkezik-e, és megéri-e így elszámolni, azt érdemes előre egyeztetni a könyvelővel. A céges autók teljes adóképéről (cégautóadó, áfa, értékcsökkenés) külön cikkünkben írtunk.
Mit vár öntől a könyvelője?
Ahhoz, hogy a hivatalos elszámolás vita és visszakérdezés nélkül elkészüljön, havonta ennyi kell:
- lezárt, aláírt útnyilvántartás — a hónap végén, nem negyedévente utólag;
- egyező óraállások: a záróállás legyen a következő hónap nyitóállása, és stimmeljen a szervizpapírokkal;
- hiánytalan utak: mindegyiknél dátum, viszonylat, partner, cél, kilométer — a „városi ügyintézés, 300 km” típusú sor nem elszámolás, hanem kockázat;
- üzemanyag-számlák, ha nem a NAV-áras módszert választották.
Ehhez adunk ingyenes eszközt
Az útnyilvántartás-generátorunk pontosan a fenti, törvényi tartalommal állítja ki az ívet:
- a jármű adatai, az időszak és az utak a képernyőn kitölthetők, a sorok tetszés szerint bővíthetők;
- a kilométereket automatikusan összesíti, a záró óraállást a nyitóból és az üzleti kilométerekből maga számítja — az óraállás-egyezés tehát gyárilag garantált;
- a dátumokat az időszakhoz köti, időszakon kívüli utat nem enged rögzíteni;
- az eredmény nyomdakész A4-es ív, amelyet a könyvelője változtatás nélkül tud a hivatalos elszámolás alapjául használni;
- és itt is érvényes az alapelvünk: minden beírt adat a böngészőjében marad, a szerverünkre semmi nem kerül.
Próbálja ki: az útnyilvántartás-generátor ingyenes és regisztráció nélkül használható. Készítse el az ívet itt →
Egy tanács a végére
Az útnyilvántartást nem lehet visszamenőleg „megírni” — vezetni kell, út után, amíg emlékszik rá. Aki hetente öt percet rászán, annak a hónap végén nincs dolga vele, a könyvelőjének pedig minden adata megvan az elszámoláshoz. Ha bizonytalan, hogy az ön esetében a tételes elszámolás, az 500 km-es átalány vagy a kiküldetési rendelvény éri-e meg legjobban, kérdezzen minket — ez pont az a döntés, amit egyszer kell jól meghozni.
Tájékoztató jellegű összefoglaló a 2026 júliusában hatályos szabályok alapján — nem helyettesíti a személyre szabott adótanácsadást.